Hilfe zur Datenbankbenutzung

Übersicht:

+ Mitgliedsdaten - Einleitung
+ Mitgliedsdaten - Gäste
+ Mitgliedsdaten - Mitglieder
+ Mitgliedsdaten - Administratoren
+ Fragen und Antworten (FAQ)
+ Statistiken zu Ein- /Austritten im RKF e.V.
+ Kurzmitteilung senden
+ Online Umzugsformular

+ Kilometerliste - nach Jahren
+ Kilometerliste - nach Mitglied
+ Kilometerliste - Gesamtkilometer RKF
+ Accounts - Mitglieder
+ Accounts - Administratoren
+ Gästebuch des RKF
+ Datenbankverwaltung
+ Serienbriefe erstellen (mit Listen aus der DB)
+ CSV Dateien nutzen

 

Eine kleine Hilfe um in unserer Datenbank zurechtzukommen.
Die meisten Funktionen und Informationen stehen nur RKF Mitgliedern zur Verfügung.
Aktualisiert / Geändert am 02.02.2011

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Mitglieder

Eine Anmeldung an die Datenbank ist notwendig (Loginfenster mit Feldern für Account und Passwort). Die Anzeigen unterscheiden dann je nach Berechtigung (Warum, siehe FAQ).

Die Ansicht unterscheidet sich nach "Gäste", "Mitglieder" und "Administratoren". Um zusätzliche Feinabstimmungen zwischen diesen drei Stufen zu haben gibt es noch eine interne Feineinstufung, die im Prinzip auch Einteilungen dazwischen zuläßt.
Wer welche Ansicht bekommt, wird bei der Anmeldung an der Datenbank (Login) ausgewertet. Mitglieder die einen Benutzernamen (Account, Anmeldename) und ein Passwort bekommen haben (siehe FAQ) , können Mitgliedsdaten sehen, inklusive deren Adressen und Telefonnummern. Gäste bzw. die angegebenen Accounts auf der Loginseite bekommen nur Informationen wer im Ruderverein ist. Wer als Administrator eingestuft ist bekommt nicht nur alle Daten zu den Mitgliedern angezeigt, sondern zusätzlich viele Möglichkeiten um die Datenbank zu pflegen (Daten ändern, anlegen, löschen etc.). Beim Loginfenster gibt es die Möglichkeit sein vergessenes Passwort zukommen zu lassen. Dazu benötigt man lediglich den Benutzernamen (Account, Anmeldename). Man erhält sein Kennwort umgehend zugeschickt (Vorraussetzung ist das die EMail Adresse stimmt oder angegeben ist).

Alle Mitglieder, die einen Account (Zugangsdaten) haben, können sich ihr eventuell vergessenes Kennwort zuschicken lassen. Man muß dazu lediglich seinen Account kennen und diesen genau so (Gross - / Kleinschreibung beachten) in das entsprechende Feld eintragen. Das Kennwort geht dann an die dem Account zugeordnete EMail- Adresse. Die Seite dafür findet man direkt unter dem Loginfenster.

Zwecks Statistik werden alle Mitglieder, die in der Datenbank gelöscht werden (Austritt / Verstorben) in eine weitere Tabelle übernommen.

Die reale DB des RKF unterscheidet noch nach Familienmitgliedern / jugendliche Familienmitglieder, Auszubildende / Studenten. Die Abbildung dieser Stati ist nicht vorgesehen, da sich zuviele Änderungen im Jahr ergeben und die Web DB nicht eine komplette 2. Datenbank mit entsprechenden Aufwand sein soll.

Gäste (Accounts die am Loginfenster angegeben sind: default / gaeste)

Beschreibung Daten weitere, nachfolgende Funktionen
Statistik
Unpersonalisierte Informationen über die Mitglieder des RKF siehe Statistiken

Mitglieder

Button Beschreibung weitere, nachfolgende Funktionen
Ändern eigenes Passwort (Zugang Datenbank) ändern

Eingabemaske für ein neues Passwort.

Daten Anzeigen Vorhandene, eigene Daten der Datenbank zur Änderung anzeigen

Alle persönlichen Informationen sind änderbar.

Daten Anzeigen Posten / Funktionen im RKF anzeigen

Übersicht über alle Funktionen / Posten im RKF und deren Besetzung (inkl. Anschrift, Telefon u. eMail).

Bilder Anzeigen vorhandene Bilder aller Mitglieder anzeigen

Die Anzahl der Bilder pro Seite ist wählbar.
Miniaturansichten werden bei Auswahl vergrößert.

Anzeigen Mitgliedsnummer
Vorname, Nachname
Adresse, Telefonnummern
EMailadresse, Bild, Geschlecht
Geburtstag, Eintrittsdatum
Sortierung der Daten nach A-Z bzw. Z-A
Bild des Mitglieds anzeigen lassen
EMail an Mitglied aufrufen
Suchen Mitgliedsnummer
Vorname, Nachname
Adresse, Telefonnummern
EMailadresse, Bild, Geschlecht
Geburtstag, Eintittsdatum
Ausgabe des / der Datensatzes / -sätze
Bild des Mitglieds anzeigen lassen
Kurzmitteilung Nachricht versenden EMail-Adresse, Betreff und Nachrichtentext sind Pflicht.

Administratoren / Datenbankverwalter

Button Beschreibung weitere, nachfolgende Funktionen
DS Bearbeiten Anzeige des letzten Datensatzes:
Ausgabe in ein Formular in dem alle Inhalte veränderbar sind
Edit - Geänderte Werte des DS in Datenbank übernehmen
Delete - Angezeigten Datensatz löschen. UNDO direkt danach möglich.
Suchen - Mitgliedsnummer etc. suchen., Ergebnis ist zur Bearbeitung auswählbar..
Neu - Formular zur Erstellung eines neuen DS anzeigen
Verschieben - Mitgliedsnummer ändern
Export - Ausgabe in Browserfenster, Werte mit Semikolon getrennt
Import - Eine Datei angeben die auf Server vorliegen muß. Spezielles Format der Datei erforderlich.
Accounts Bearbeiten Accountdaten der Mitglieder bearbeiten (Anmeldung an Datenbank)

Anzeigen - Alle Datensätze werden angezeigt. Auswählbar zur Bearbeitung.
Bearbeiten / Suchen - Bearbeitungsfenster, letzter Datensatz wird geöffnet
Exportieren - Ausgabe der Werte in ein Browserfenster
Importieren - Textdatei (spezielles Format) einlesen (vom Server).
Löschen - Sicherungsdatei auf dem Server entfernen.

Gäste Bearbeiten Gästebuch verwalten

Anzeigen - Alle Gasteinträge werden angezeigt. Auswählbar zur Bearbeitung.
Bearbeiten / Suchen - Bearbeitungsfenster, letzter Datensatz wird geöffnet
Exportieren - Ausgabe der Werte in ein Browserfenster
Importieren - Textdatei (spezielles Format) einlesen (vom Server).
Löschen - Sicherungsdatei auf dem Server entfernen.

Kilometer Bearbeiten Datensätze der Kilometerliste(n) bearbeiten

Anzeigen - Alle Datensätze werden angezeigt. Auswählbar zur Bearbeitung.
Bearbeiten - Entspricht "DS Bearbeiten", nur fur Kilometerliste
KM Liste - ein bestimmtes Jahr anzeigen. DS auswählbar zur Bearbeitung.
Exportieren - Ausgabe der Werte in ein Browserfenster
Importieren - Textdatei (spezielles Format) einlesen (vom Server).
Löschen - Sicherungsdatei auf dem Server entfernen.
Datensatzbereich - Datensatzbereich (von .. bis) löschen.

Datenbankoperationen Datenbankoperationen zur Wartung

Tabellen optimieren (freigeben nicht benötigten Speicherplatzes)

Austritte Bearbeiten Anzeige des letzten Datensatzes:
Ausgabe in ein Formular in dem alle Inhalte veränderbar sind
Edit - Geänderte Werte des DS in Datenbank übernehmen
Delete - Angezeigten Datensatz löschen. UNDO direkt danach möglich.
Neu - Formular zur Erstellung eines neuen DS anzeigen
Verschieben - Datensatznummer ändern
Export - Ausgabe in Browserfenster, Werte mit Semikolon getrennt
Import - Eine Datei angeben die auf Server vorliegen muß. Spezielles Format der Datei erforderlich.
Diverse Daten Tabelle mit verschiedenen Inhalten

Anzeigen - Alle Datensätze werden angezeigt. Auswählbar zur Bearbeitung.
Bearbeiten / Suchen - Bearbeitungsfenster, letzter Datensatz wird geöffnet
Exportieren - Ausgabe der Werte in ein Browserfenster
Importieren - Textdatei (spezielles Format) einlesen (vom Server).
Löschen - Sicherungsdatei auf dem Server entfernen.

Ändern eigenes Passwort (Zugang Datenbank) ändern

Eingabemaske für ein neues Passwort.

Bilder Anzeigen vorhandene Bilder aller Mitglieder anzeigen

Die Anzahl der Bilder pro Seite ist wählbar. Größen und Anzahl pro Webseite wählbar. Miniaturansichten werden bei Auswahl vergrößert.

Anzeigen Anzeigen von Mitgliedsnummer
Vorname, Nachname
Adresse, Telefonnummern
EMailadresse, Bild, Geschlecht
Geburtstag, Eintittsdatum,
Bemerkungen
Sortierung der Daten nach A-Z bzw. Z-A
Bild des Mitglieds anzeigen lassen
EMail an Mitglied aufrufen
Suchen Suchen nach Mitgliedsnummer
Vorname, Nachname
Adresse, Telefonnummern
EMailadresse, Bild, Geschlecht
Geburtstag, Eintittsdatum
Bemerkungen
Ausgabe des / der Datensatzes / -sätze zum Suchbegriff
Bild des Mitglieds anzeigen lassen
Kurzmitteilung Nachricht versenden EMail-Adresse, Betreff und Nachrichtentext sind Pflicht.

Freigegebene Funktion für Vorstand / Verwaltung
Listen erzeugen Listen für administrative Zwecke

EMailadressen ausgeben (für Administrative Zwecke Mailinglisten / etc)
Runde Vereinsjubiläen ausgeben - Textformat
Alle Geburtstage ausgeben - Textformat
Alle Eintritte des aktuellen Jahres ausgeben
Mitgliederadressen
ausgeben, Auswahl nach Jugendlichen, Aktiven, Auswärtigen Mitgliedern. Die 1.Zeile sind die Namen der Spalten (für Serienbrieffunktionen).
Termine - Eingetragene Termine / Veranstaltungen der DB als Liste
Plausibilitäsprüfung
Fall 1: Status "JUG" und älter als 18 Jahre
Fall 2: Mitglied in DB, aber das Austrittsdatum erreicht
Ruderstatus ausgeben (Obmann / Freiruderer) - Textformat

Funktionen / Posten Posten / Funktionen im RKF anzeigen

Übersicht über alle Funktionen / Posten im RKF und deren Besetzung (inkl. Anschrift, Telefon u. eMail). Neue / Alte erstell- /editierbar.

Termine Veranstaltungen des RKF Veranstaltungen aller Art lassen sich eintragen, die Sortierung erfolgt automatisch nach geselligen, sportlichen oder anderen Veranstaltungen.

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Kilometerliste

Keine Anzeigebeschränkung bzw. keine Anmeldung an die Datenbank nötig um die Daten zu sehen. Eine Anmeldung an die Datenbank ist nötig, wenn diese Listen verwaltet werden sollen (Mitglieder -> Kilometer bearbeiten)

Button Beschreibung weitere Funktionen
Anzeigen KM Liste eines Jahres auswählen
-
Suchen KM eines bestimmten Mitglieds, Suchbegriff eingeben. -
Anzeigen Alle Mitglieder (-namen) in alphabetischer Reihenfolge anzeigen Ausgabe der Kilometerleistungen seit 1996, bzw. wie Einträge für den ausgewählten Namen vorhanden sind. Zusätzlich gibt es eine grafische Aufbereitung der Werte.
RKF Gesamtkilometer Ausgabe aller Jahressummen -
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Gästebuch des RKF

Für das Gästebuch ist ebenfalls keine Anmeldung nötig. Jeder kann Einträge machen, der Name, die EMailadresse und der Kommentar sind Pflichteingaben.

Button Beschreibung Kommentar
Eintragen Einen Eintrag zum Gästebuch hinzufügen Name, EMail und Kommentar sind Pflicht. EMail und Homepage kann mit "keine" angegeben werden.
Anzeigen Ansicht der bisherigen Gasteinträge Alle erstellten Einträge werden angezeigt.

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Kurzmitteilung senden

Dies geht nur für Mitglieder, mit Datenbankaccount und Passwort nach erfolgreicher Anmeldung an die Datenbank. Der Webserver versendet die eingegebene Nachricht an Mitglieder des RKF. Dabei werden nur Mailadressen an Mitglieder angezeigt / zugelassen. Sollte der Versender (an Datenbank angemeldete Benutzer) ein EMail-Adresse haben, bekommt er eine Kopie der Mail.

Button Beschreibung Kommentar
Kurzmitteilung Nachricht versenden EMail-Adresse, Betreff und Nachrichtentext sind Pflicht.

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Umzugsformular

Das Umzugsformular soll eine schnelle Möglichkeit bieten der RKF Verwaltung mitzuteilen: "Ich habe eine neue Adresse".
Es werden 2 Varianten angeboten: Man kennt seine Mitgliedsnummer (siehe Kontoauszug), dann langt die Eingabe dieser Nummer und die Eingabe der neuen Daten. Aternativ gibt man seine alten und seine neuen Daten ein. Mit den alten Daten kann man das Mitglied zuordnen und die neue Adresse in die Datenbank / Verwaltung einfließen lassen. Das Umzugsformular kann jeder über "Service" abrufen - ohne Anmeldung an die Datenbank. Um die Seite dann zu nutzen muß zuvor noch ein angezeigter Zahlencode eingegeben werden. Dies ist zum Schutz vor Spam-Robotter eingeführt worden.

Button Beschreibung Kommentar
Adressänderung Adresse ändern, Mitteilung geht an Vorstand Das Mitglied braucht nur seine neuen Daten angeben. Es werden die betreffenden Stellen per Mail informiert.

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Statistiken zu Ein- / Austritten

Auf dieser Seite werden Daten ausgewertet. Diese Seite ist frei zugänglich, weil keine persönlichen Daten auftauchen, sondern nur Werte abgefragt und zusammengestellt werden.

Angebotene Funktion Erklärung
"Anmelden" an Datenbank Link zum Login (Anmeldung) an die Datenbank des RKF
"Anzeigen" männliche / weiblichen Mitgliedern und deren Status Status: Aktives Mitglied (Erwachsene, Vollzahler), jugendliches, unterstützendes, auswärtiges Mitglied. Aufgeschlüsselt nach männlich und weiblichen Mitgliedern.
"Anzeigen" von Mitgliedsjahren momentaner Mitglieder Fragestellung: Wie lange (Jahre) sind unsere Mitglieder bereits im Verein?
"Anzeigen" Eintritten in den letzten 7 Jahren Eintritte in den letzten 20 Jahren.
"Anzeigen" von Austrittsgründen Fragestellung: Warum treten Mitglieder aus dem RKF aus?
"Anzeigen" von Mitgliedjahren ausgetretener Mitglieder Fragestellung: Wie lange (Jahre) waren ausgetretene Mitglieder im Verein?
"Anzeigen" von Monaten in denen Mitglieder ausgetreten sind Fragestellung: In welchen Monat treten Mitglieder aus?
"Anzeigen" von Monaten in denen Mitglieder eingetreten sind Fragestellung: In welchen Monat treten Mitglieder in den RKF ein?
"Anzeigen" Austritten in den letzten 7 Jahren Austritte der letzten 7 Jahre. Daten aus der Web-Datenbank ab 04.2002.
"Anzeigen" der Ein- / Austritte bzw Fluktuation im RKF Die Differenz zwischen Ein- / Austritten. Daten aus der Web-Datenbank ab 04.2002. Die Daten davür kommen aus einer anderen Datenbank.
"Anzeigen" des Alters der Mitglieder / Jahrganges Alter und Jahrgang der Mitglieder werden getrennt dargestellt. Es gibt in einem Jahrgang Personen die noch Geburtstag haben bzw. schon hatten. Daraus ergibt sich eine kleine Abweichung.

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Fragen und Antworten (FAQ)

F: Ich bin Mitglied im RKF und habe keinen Account um Adressen ansehen zu können.
A: Bitte eine Mail an einen der Datenbankverwaltung (mit vollständiger Adresse u. Telefonnummern, ggf. Mitgliedsnummer). Die Zugangsdaten bekommst Du dann per Mail oder telefonisch. Die Adresse wird benötigt, um die Daten zu vergleichen und um anzurufen (es sollen ja nur RKF Mitglieder unsere Adressen lesen können). NUR Mitglieder des RKF bekommen einen Datenbankzugang. _Keine_Ausnahmen_ !

F: Warum ein Anmeldung an der Datenbank, das ist umständlich!
A: Die Datenbank enthält Daten, die nicht jedem zugänglich sein sollen. Der Personenkreis, die dort Adressinformationen, Geburtstage etc. einsehen können ist bekannt. Ich gebe zu das es aufwendiger ist soetwas zu pflegen, aber viele möchten ihre persönlichen Daten nicht im Internet verbreitet haben. Mitgliedern gegen über ist das etwas anderes. Zusätzlich ist das auch ein Datenschutzthema das in verschiedenen Gesetzen aufgegriffen wurde. Um es kurz zu machen: Eine Anmeldung beschränkt die Besucher auf Mitglieder, die Daten sind nur für Mitglieder. Lediglich unpersonalisierte Daten (z.B. Statistiken über Altersstruktur) sind allen Besuchern der Webseite zugänglich. Der dazu eingebaute Zugang mit Account und Passwort ist standard im Internet - also sollte den meisten vom Verfahren her schon bekannt sein. Kompliziert ist höchstens, das man sich die Daten merken muss.

F: Meine Adresse ist falsch!
A: Melde Dich einfach an die Datenbank an und in dem erscheinenden Fenster gibt es eine Möglichkeit seine Adressdaten zu ändern. Die Felder mit den Inhalten sollten eigentlich selbsterklärend sein.

F: Ich will Daten ändern aber das geht nicht!?
A: Dann handelt es sich um Daten die nur Datenbankverwalter ändern oder neu anlegen dürfen. In diesem Fall bitte eine Mail an die Datenbankverwaltung schicken. Die Änderung wir bei nächster Gelegenheit eingepflegt. Adressdaten und EMail etc. kann jeder selber ändern. Natürlich geht das nur , wenn man seine Zugangsdaten für die Datenbank benutzt.

F: Wozu der Aufwand mit einer Datenbank?
A: Neben einer Geburtstagsliste und der Klasseneinteilung bei denen die Geburtsdaten nötig sind, können Bilder zu Mitgliedern und Adressinformationen von Mitgliedern eingesehen werden. Daneben ist die Kilometerliste auch ein weiterer informativer Aspekt für Besucher unserer Seiten.
Die Datenbank kann von mehreren Mitgliedern verwaltet werden, Änderungen stehen dann im Netz sofort allen Mitglieder / Besuchern zur Verfügung. Das ist auch eine Arbeitsentlastung. Dadurch, das jeder Datenbankverwalter auch eine Sicherheitskopie der Daten anlegen kann, ist diese Art der Datenbank auch recht sicher. Natürlich darf auch keiner seinen Account und Kennwort dritten Personen zugänglich machen, ansonsten können diese Daten manipuliert oder missbraucht werden.
Je nach der Art der Abfrage kann eine Datenbank immer aktuelle Daten liefern, statische Seiten müßten immer entsprechend geändert werden. Das bedeutet Aufwand und ist nicht immer ganz aktuell. Mit den Daten kann man auch Vergleiche / Summenbildungen etc. machen - mit statischen Seiten (HTM oder PDF etc.) ist das nicht möglich.

F: Wie kann ich mein Passwort der Zugangsdaten ändern?
A: An die Datenbank anmelden und dann über das Menü auf den Button "Ändern" gehen. Es erscheint eine zweizeilige Eingabemaske in der das neue Passwort eingegeben werden kann. Zur Bestätigung des neuen Passwortes muß dies in beide Zeilen eingetragen werden.
Sollte man keine Eingabe machen und "Zurück" wählen oder das Passwort kleiner als 7 Zeichen sein, wird es nicht geändert. Ein Passwort sollte im allgemeinen aus mindestens aus 7 Zeichen bestehen, wobei Zahlen und Buchstaben in Groß- und Kleinschreibung enthalten sein sollten: Beispiel "Der7Fluch" oder unleserlicher "Dj5LdwqK9". Ich empfehle die Art der ersten Variante, weil man sich diese leichter merken kann. Auf keinen Fall sollten Vor- oder Nachnamen von Freunden, Bekannten oder gar Familienmitgliedern genommen werden. Auch Kennwörter wie "geheim" oder "kennwort" sind nicht sicher.

F: Wie funktioniert die Datenbankverwaltung?
A: Die Programmierung der möglichen Funktionen in der Datenbank ist auf einen Mehrbenutzerbetrieb ausgelegt. Die aufgerufenen PHP - Scripte steuern alles was man zur Verwaltung von Datensätzen benötigt. Diejenigen, die letztlich auch Daten ändern / löschen / neu anlegen können müssen natürlich absolut zuverlässig sein. Die Benutzung der einzelnen Funktionen muß den Personen einmal gezeigt werden und dann kann es losgehen. Mehr als drei Personen sollten das aber nicht machen. Man verliert den Überblick und die Abstimmung untereinander wird auch schwieriger.

F: Ich habe mein Passwort vergessen!
A: Einfach das Anmeldefenster für die Anmeldung an der Datenbank genauer betrachten - dort steht "Passwort vergessen? ...". Man folgt dem Link und kommt auf eine Seite in deren einziges Feld der Accout eingetragen wird. Bitte die Gross- und Kleinschreibung beachten.
Der Button "Kennwort zuschicken" prüft dann, ob Du eine EMailadresse hast und schickt Dir Dein Kennwort zu. Aus Sicherheitsgründen solltetst Du Dein Kennwort dann bei der nächsten Anmeldung ändern. Wenn Du eine Fehlermeldung "Keine Emailadresse vorhanden" bekommst, wende Dich an die Datenbankverwaltung.

F: Kann jeder der meinen Account (oder andere) kennt, sich das Passwort zuschicken lassen?
A: Nein. Wenn Du mir Deine Emailadresse gegeben hast, wird nur an diese Mailadresse das Kennwort zugeschickt. Das Schlimmste, was passieren könnte, wäre, dass ein Spaßkeks das Feld 'zig mal ausfüllt und abschickt - nur Du bekommst die Mails mit dem Passwort, dann eben 'zig mal. Dann sollte man sein Passwort auch nicht zu einfach wählen, weil jemand Deinen Account kennt!

F: Ich will aber nicht das andere Mitglieder meine Adressdaten sehen!
A: Das geht auch! Entweder Du änderst das bei der nächsten Anmeldung bei Deinem Datensatz (Daten bearbeiten -> Daten anderen Mitgliedern verbergen, J / N, in der letzen Zeile einzustellen) oder wendest Dich bitte umgehend an die Datenbankverwaltung. Wer dies möchte wird sicher seine Gründe haben, aber wäre Schade, wenn wir uns untereinander nicht vertrauen....

F: Ich kann meinen Ruderstatus / Status / Eintrittsdatum nicht ändern, andere Daten schon.
A: Einige Dinge sind nur vom Vorstand bzw. von dem/der Kassenwart/in zu ändern. Sollte sich da ein Fehler eingeschlichen haben, bitte eine Info an die Datenbankverwaltung.

Datenbankverwaltung:
Horst-G. Burmester

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Serienbriefe erstellen

Der Textinhalt, der unter "Listen" für einige Mitglieder erzeugt werden kann, ist so vorbereitet, dass dieser für Serienbrife etc. benutzbar ist. Die Ausgabe geschieht in das Browserfenster. Der Textinhalt ist mit der Maus zwischen den Kennzeichnungen zu markieren und dann mit <STRG><C> in die Zwischenablage zu übernehmen.
Als nächstes legt man eine leere Textdatei an (den Pfad dahin / das Verzeichnis merken). Diese Datei öffnet man und kopiert den Inhalt der Zwischenablage dort hinein <STRG><V>. Nun sollte man dort den Inhalt bzw. die Datei noch speichern.

In der ersten Zeile stehen die Namen der verwendeten Felder - diese dienen später als Platzhalter in den Serienbriefen / Adressaufklebern oder Umschlägen. Diese Platzhalter werden nach der Bearbeitung automatisch nacheinander mit den Werten gefüllt, die ab Zeile 2 folgen, man braucht suzusagen nur den "Rohtext" zu entwerfen, mit Platzhaltern zu versehen und dann hat man z.B. in jedem Text auch Name und Anschrift... soviel erstmal zur Theorie.

In Office gibt es den Seriendruck - Assistenten, der einen Schritt für Schritt durch die Erstellung fürhrt.
Anhand von Word 97 soll das hier mal durchgegangen werden.

Im Hauptmenü unter "Extras" - "Seriendruck" wählen. Nun erscheint ein Dialog der nach der Art des Dokumentes fragt (Adressetiketten / Serienbrief etc. - "Schritt 1."). Hat man sich entschieden ist der Schritt "Datenquelle öffnen" an der Reihe ("Schritt 2."). Hier wählt man die eben erstellte Textdatei.

Bei dem Dokument kann man jetzt die Platzhalter (die Namen der Felder, z.B. PLZ, Wohnort) einfügen. Bei Word 97 stehen die links oben in der Menüzeile mit drin. Man erstellt den Text und wenn ein Platzhalter (z.B. Name) an einer Stelle eingefügt werden soll, geht man einfach auf das Auswahlfeld in dem die Platzhalter stehen, dieser wird dann eingefügt an der Stelle wo gerade der Cursor stand (bei "Name" sieht das dann so aus <<Name>>, die doppelten Größer- / Kleiner-Zeichen weisen auf "Feldfunktionen" hin).

Die so erstellte Datei sichern. Diese Rohdatei muß jetzt mit den "realen Werten" gefüllt werden, dazu noch einmal in das Hauptmenü "Extras" - "Seriendruck" gehen. Jetzt beim Assistenten "Schritt 3." auswählen und der füllt dann die Dokumente mit Daten bzw. legt für jeden Datensatz (eine Zeile der Textdatei) ein neues Dokument mit entsprechenden Daten an. Das Dokument bzw. die Dokumente können jetzt gedruckt werden, das richtige Papier nicht vergessen (Adressetiketten/Blankopapier/Umschäge). Tipp: Bei Adressetiketten eine Seite auf Blanko-Papier ausdrucken, die Seite mit den Aufklebern und das ausgedruckte Dokument übereinander legen und gegen das Licht halten. So kann man gut sehen ob der Text auch später auf den Aufklebern stehen würden und nicht über die Ränder schaut.

Theoretisch ist man fertig. Die fertige Datei unter anderem Namen speichern, so kann man die Rohfassung immer wieder nehmen und (bei gleichen Feldern!) z.B. eine kürzere / längere Datei d.h. mit mehr / weniger Datensätze zur Verfügung stellen. Die Datei ist dann nur zu ändern, allerdings darf dann der Name / Pfad nicht verändert werden.

Die Datei hat folgenden Aufbau:
Nummer;Vorname;Nachname;StrasseNr;PLZ;Ort <- FeldNamen
14199;Horst-Günter;Burmester;Mathildenstrasse 14;24937;Flensburg <- je Zeile ein Datensatz, Semikolon-getrennt

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CSV Dateien nutzen

Die auf diesen Webseiten angebotenen CSV Dateien bestehen aus Zeilen, die je einen Datensatz mit seinen Werten enthalten und voneinander durch ein Semikolon getrennt sind. Der Text/Inhalte eines einzelnen Wertes wird dabei oft auch in Anführungszeichen gesetzt um Leerzeichen oder Sonderzeichen richtig auszuwerten. So kann das z.B. aussehen:
"Beginn";"Veranstaltung";"Ort";"Ansprechpartner" <- Überschrift
"Mittwoch 15:00";"Lauftreff Jugend , für alle";"RKF Klubhaus";"Steffen Schweiger" <- je Zeile ein Datensatz, Semikolon-getrennt

Trennzeilen die mittels "------------------------" dargestellt werden, sollen nur darauf hinweisen, das die Werte zwischen diesen Markierungen ausgewählt werden sollen. Diese Zeilen werden ansonsten nicht benötigt.

Wie geht man nun vor?
Variante 1) Die Datei wird zum Download angeboten: Die Datei einfach auf der Festplatte speichern und dann im Tabellenprogramm "Datei öffnen" auswählen. Die Dateiendung ggf. richtig angeben (hier z.B. txt oder csv). Nach dem Öffnen erscheint ein Assistent, der beim Import hilft, oder im Falle einer Datei mit CSV Endung macht "Microsoft Excel" das automatisch. Für den Assistenten: Die erste Zeile ist die Überschrift, alle Spalten sind im Format "Standard" bzw. "Textformat". Der Import sollte dann ab der ersten Zeile erfolgen.
In jedem Falle muß man nach dem Import, zum Anschluß, noch die Datei unter dem richtigen Format (dem der Anwendung eigenen Format) speichern, bei Microsoft Excel wäre das unter "xls".
Variante 2) Der Inhalt wird in einem anderen Browser - Fenster dargestellt: Mit der Maus den gesamten Text markieren, dann mit <STRG><C> in die Zwischenablage des Rechners übernehmen. Nun eine Text-Datei (bei Windows Usern: Wordpad oder Notepad) anlegen (den Pfad dahin / das Verzeichnis merken). Diese Datei öffnet man und kopiert den Inhalt der Zwischenablage dort hinein (mit <STRG><V>). Nun sollte man dort den Inhalt bzw. die Datei noch speichern. Die Datei sollte schon auf ".csv" enden. Nun geht man wie in Variante 1) vor, als wäre die Datei bereits auf den eigenen Rechner heruntergeladen worden, mit dem Unterschied, das man sie selbr erstellt hat.


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